Klantbeheer dat meegroeit: zo automatiseer je het slim
Een goed klantbeheer is goud waard. Niet alleen om problemen te voorkomen, maar juist om kansen te zien, relaties te verdiepen en verwachtingen te overtreffen.
Toch blijft klantbeheer in veel bedrijven hangen op losse notities, herinneringen in agenda's en mails die ergens tussen wal en schip vallen. Dat kan slimmer én persoonlijker tegelijk.
In deze blog zie je hoe je je klantbeheer stap voor stap beter organiseert. Eerst handmatig, dan geautomatiseerd met Odigos.
Stap 1: Maak klantbeheer zichtbaar
Je kunt pas verbeteren wat je kunt zien. En bij klantbeheer is dat vaak het probleem: informatie zit in hoofden, inboxen of ergens in een CRM waar niemand in kijkt.
- Maak een overzicht van actieve klanten met status en contactmomenten.
- Leg afspraken en notities op één centrale plek vast.
- Zet per klant reminders voor terugkoppeling of opvolging.
Stap 2: Standaardiseer terugkerende acties
Veel klantcontact is herhaling: voortgangsgesprekken, contractverlengingen, evaluaties, nazorg. Als je dat allemaal in je hoofd moet houden, gaat er vroeg of laat iets mis.
- Gebruik een standaardritme voor evaluatie en opvolging.
- Werk met sjablonen voor terugbelmomenten of updates.
- Plan bij aanvang van de samenwerking al terugkerende check-ins.
Stap 3: Automatiseer meldingen bij inactiviteit of issues
Het grootste risico in klantbeheer is wat je niet ziet aankomen. Stilgevallen klanten. Onopgeloste issues. Lang openstaande taken.
- Maak een lijst met aandachtspunten (bijv. geen contact in 60 dagen).
- Check wekelijks de status van klanten zonder actieve taak.
- Vraag collega's om updates op vaste momenten.
Stap 4: Verzamel klantinzichten centraal
Veel klantinformatie is verspreid: e-mails, gespreksverslagen, documenten. Daardoor mis je verbanden of laat je kansen liggen.
- Gebruik een vast format voor klantnotities.
- Koppel verslagen, documenten en contactmomenten aan het klantdossier.
- Zorg dat iedereen in het team toegang heeft tot dezelfde informatie.
Stap 5: Laat klantbeheer doorlopen, ook na afronding
Soms stopt het klantcontact zodra een project is afgerond. En dat is zonde: juist dan is het momentum om te evalueren, opvolgen of nieuwe kansen te signaleren.
- Plan standaard een evaluatie 2-4 weken na oplevering.
- Vraag actief om feedback of een review.
- Zet een herinnering in je agenda om opnieuw contact te zoeken na 3 maanden.
Klantgericht blijven, zonder het drukker te maken
Automatiseren betekent niet dat klantbeheer afstandelijk wordt. Integendeel: je zorgt dat het persoonlijke contact juist op het juiste moment komt en dat niemand tussen wal en schip valt.
Met Odigos richten we samen een klantbeheerproces in dat bij jouw organisatie past. Geen CRM-overkill, maar een helder, doorlopend proces met structuur, inzicht en een menselijke touch.
Verder lezen?
Bekijk dan ook een onderstaande pagina's en artikelen.
