Offertes opvolgen zonder er steeds achteraan te hoeven

Een offerte uitsturen is één ding, maar dan begint het pas. Je wilt op het juiste moment opvolgen, zonder opdringerig te zijn. En tegelijk niets vergeten of laten liggen.

Toch gebeurt opvolging in veel organisaties ad hoc: via een to-do in je hoofd, een reminder in Outlook of “nog even bellen voor het weekend”. Dat kan slimmer.

In deze blog zie je hoe je het handmatig al beter structureert. Ook zie je hoe je het met Odigos vervolgens echt strak, consistent én intelligent maakt.

Vaak wordt opvolging gezien als “iets voor daarna”. Maar als je daar pas over nadenkt als de offerte al verstuurd is, ben je te laat. Het moet een vast onderdeel zijn van je werkwijze.

• Bedenk bij het maken van de offerte al wanneer en hoe je gaat opvolgen.
• Zet een herinnering in je agenda of CRM op het juiste moment.
• Denk vooraf na over je boodschap: herinneren, vragen, of pushen?

In veel organisaties lijkt het opstellen van een offerte nog op handwerk: knippen en plakken uit eerdere documenten. Zeker bij vaste producten of diensten kan dit veel sneller.

• Maak sjablonen per product of dienst.
• Verzamel standaardteksten en prijzen op een vaste plek.
• Bouw offerteblokken op per onderdeel, zodat je kunt combineren.

Opvolging is vaak uitstellen omdat je niet weet wat je moet zeggen. Maar je hoeft niet steeds zelf het wiel uit te vinden.

• Bewaar enkele standaardteksten voor mail of telefoon.
• Noteer bij elke klant iets persoonlijks als haakje.
• Werk met een kort format: herinnering + waarde + vraag.

Te vroeg opvolgen voelt opdringerig. Te laat en je bent vergeten. Met een goed ritme én zicht op klantactiviteit kun je timing optimaliseren.

• Werk met een basisritme: opvolging na 3 en 10 dagen.
• Houd bij wie wanneer heeft gereageerd.
• Stop na een aantal weken of geef het door aan marketing.

Niet elke offerte wordt een opdracht. Zorg dat je overzicht houdt, processen afsluit en niets onbeheerd blijft liggen. En soms is een "nee" gewoon een "nu niet".

• Markeer in je systeem of CRM offertes als gewonnen/verloren.
• Archiveer met reden van afwijzing.
• Plan heractivatie na 3 of 6 maanden.