Declaraties verwerken zonder frustratie

Declaraties indienen is zo’n klusje waar niemand blij van wordt. Bonnetjes raken kwijt, bedragen worden verkeerd overgenomen en goedkeuringen blijven hangen in eindeloze mailthreads. Toch gebeurt het in veel bedrijven nog grotendeels handmatig.

In deze blog laten we stap voor stap zien hoe dat proces er meestal uitziet. Je leest ook wat je vandaag al kunt doen om het beter te organiseren. Heb je daarna zin om het écht makkelijk te maken? Dan kunnen wij je helpen.

Het begint bij het verzamelen van de bonnetjes. Medewerkers sturen ze in via e-mail, WhatsApp, of leveren ze fysiek in. Soms netjes met toelichting, soms als een vage foto zonder context. Al snel is de administratie bezig met uitpluizen wat bij wie hoort.

Ook zonder automatisering kun je hier al veel winst boeken. Vraag medewerkers om standaard gegevens aan te leveren: datum, bedrag, type uitgave en een korte toelichting. Laat ze bij voorkeur alles indienen via een vast format, zoals een gedeeld formulier of template. En zorg dat alle bonnen op één plek worden opgeslagen. Bijvoorbeeld per maand of per persoon. Dat maakt het zoeken later een stuk makkelijker.

Daarna begint het echte overtypwerk. Je opent een mail of chat, haalt het bonnetje erbij, leest wat er bedoeld wordt en vult alles in je Excelsheet. Soms ontbreekt er iets, of is het niet helemaal duidelijk waarvoor het was. Dan moet je weer terug naar de indiener. Dat kost tijd en het risico op fouten is groot.

Een goede Excel-template kan hier helpen. Denk aan vaste kolommen voor naam, datum, bedrag, toelichting en status. Gebruik kleurcodes om aan te geven welke declaraties nog gecontroleerd moeten worden, welke zijn goedgekeurd, en welke klaar zijn voor betaling. Voeg ook validaties toe om tikfouten of verkeerde datums te voorkomen.

Zodra de gegevens compleet zijn, moet er iemand akkoord geven. Vaak wordt het hele overzicht doorgestuurd per e-mail of gedeeld in Slack of Teams met de opmerking: “Kun je hier even naar kijken?” Soms komt er snel een reactie, maar net zo vaak blijft het stil. En als iemand mondeling of via de chat akkoord geeft, is er nergens een duidelijke registratie van.

Ook dit stuk kan handiger. Werk met een gedeeld bestand waarin managers hun naam en akkoorddatum invullen. Geef duidelijke deadlines, bijvoorbeeld elke maandag vóór 12.00 uur, en zorg dat je bijhoudt wie welke declaratie heeft goedgekeurd. Dat voorkomt eindeloos terugzoeken.

Na goedkeuring volgt het inboeken. In veel organisaties gebeurt dit aan het eind van de maand. Dan worden alle goedgekeurde declaraties handmatig overgenomen in het boekhoudpakket. Op dat moment zijn sommige declaraties al weken oud, en is niet altijd meer duidelijk wat er precies is afgesproken of wie wat heeft aangeleverd.

Ook dit kun je beter structureren zonder direct te automatiseren. Verwerk declaraties wekelijks in plaats van maandelijks, en zorg voor een overzicht waarin alleen declaraties staan die volledig en goedgekeurd zijn. Sla bonnen en toelichtingen op bij het juiste boekstuknummer, zodat je alles makkelijk kunt terugvinden.

De laatste stap is de betaling. Soms gebeurt dit automatisch, maar vaak moet de administratie het handmatig aansturen. Medewerkers weten niet altijd wanneer ze iets kunnen verwachten en vragen het na. De administratie moet vervolgens gaan zoeken in Excel, boekhouding en mails om te zien wat de status is.

Ook hier kun je al verbeteren door een extra kolom toe te voegen voor betaalstatus en betaaldatum. Verstuur bijvoorbeeld elke week een korte update naar medewerkers met de status van hun declaratie. En werk met vaste uitbetaalmomenten zodat iedereen weet waar hij aan toe is.