Voorbeeld case – offerte & verkoop

Offertes opstellen, intern goedkeuren en opvolgen: het klinkt eenvoudig, maar in de praktijk kost het veel tijd, leidt het tot fouten en versloffen kansen. Klanten wachten, interne overdrachten haperen, en het CRM klopt niet altijd.

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Gelukkig kan dit proces veel slimmer.

Op deze pagina zie je hoe je het volledige traject — van aanvraag tot deal en overdracht — automatiseert. Sneller, consistenter en met meer grip voor het hele team.

Uitdagingen in het offerte- en verkoopproces

Een offerte maken klinkt eenvoudig, maar in de praktijk loopt het vaak stroef. Informatie is verspreid, goedkeuringen duren lang en opvolging schiet er nog wel eens bij in. Hieronder zie je de belangrijkste knelpunten — en waarom standaardtools meestal niet volstaan om het op te lossen.

Typische problemen in het proces

Traag offerte opstellen: Salesmedewerkers zoeken handmatig prijzen, vragen input van collega's en stellen handmatig Word-documenten samen. Dit kost dagen en vertraagt het verkoopproces.
Interne goedkeuring hapert: Offertes boven een bepaald bedrag vereisen akkoord van directie of technische specialisten. Die goedkeuring loopt via e-mail of mondeling, wat vertraging oplevert.
Beperkt inzicht in pipeline: Management mist actueel overzicht van offertes en deals. CRM wordt niet consequent bijgehouden, waardoor forecasting en verbeteracties lastig zijn.
Geen gestructureerde opvolging: Offertes worden niet automatisch opgevolgd. Het hangt van de salespersoon af of een reminder wordt verstuurd. Hierdoor gaan kansen verloren.

Waarom bestaande tools tekortschieten

CRM-systemen: Veelgebruikte systemen zoals HubSpot of Zoho bieden geen geavanceerde offerteflows of interne goedkeuringen, tenzij met dure add-ons.
Offerte-tools: Tools als PandaDoc maken het document mooi, maar regelen geen interne workflow of koppelingen met projectuitvoering. Goedkeuringen verlopen alsnog handmatig.
ERP/PSA systemen: Oplossingen zoals AFAS of Simplicate dekken een deel, maar zijn vaak te rigide of niet afgestemd op je specifieke proces. Sales vindt het onhandig of mist flexibiliteit.
Geen samenhang: Er is geen enkele tool die interne goedkeuring, documentgeneratie en opvolging combineert zonder het hele systeem te moeten vervangen.

Hoe lossen we dat op?

Een offerteproces hoeft geen traag en rommelig traject te zijn. Met Odigos automatiseren we het hele proces — van aanvraag tot goedkeuring en opvolging — zodat jouw team sneller kan schakelen, fouten voorkomt en geen kansen laat liggen.

Hieronder zie je stap voor stap hoe zo’n geautomatiseerd verkoopproces eruitziet in de praktijk. Voor sales, management én de klant een stuk eenvoudiger én effectiever.

Stap 1: offerteaanvraag en gegevensverzameling

Het proces begint zodra een klant een aanvraag doet, via de website of direct bij een medewerker. De gegevens worden automatisch vastgelegd, zodat het offerteproces direct op gang komt.

Website-aanvraag wordt opgevangen via een formulier, gekoppeld aan het CRM.
Intake per telefoon of mail wordt vastgelegd via een kort intern formulier.
CRM wordt automatisch aangevuld met de nieuwe of bijgewerkte klantgegevens.
Odigos Orchestra start direct een nieuwe offerte-workflow.
Salesmedewerker krijgt een taak om de offerte op te pakken.

Techniek: Odigos Focus – intakeformulier Odigos Orchestra – workflowstart Odigos Interact – taak voor sales API-koppeling met CRM.

Stap 2: automatisch offertevoorstel opstellen Goedkeuringsflow voor inkoopfacturen

Op basis van de aanvraag stelt Odigos automatisch een conceptofferte op — met juiste prijzen, teksten en layout. Sales hoeft alleen nog te controleren en te finetunen.

Klantgegevens, producten en prijzen worden automatisch ingevuld in het offerteformulier.
Prijzen komen uit een centrale prijslijst of ERP-systeem.
Kortingregels of staffels worden automatisch toegepast.
AI genereert voorgestelde teksten op basis van klantdata en templates.
De medewerker controleert de inhoud en kan aanpassingen doen.
Offerte wordt gegenereerd als PDF of webversie.

Techniek: Odigos Focus – offertegenerator Odigos Orchestra – dataverzameling Odigos Delphi – offerte-teksten API-koppeling met ERP

Stap 3: interne goedkeuringsworkflow

Voordat de offerte naar de klant gaat, controleert Odigos of er intern akkoord nodig is. Zo ja, dan wordt dit automatisch geregeld.

Systeem controleert op drempelwaarden (bedrag, korting, uitzonderingen).
Offerte wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste manager/directeur.
Beslisser keurt direct goed of geeft commentaar via webinterface.
DBij afwijzing of wijziging krijgt sales automatisch een taak terug.
Na goedkeuring krijgt sales een seintje om te verzenden.

Techniek: Odigos Orchestra – goedkeuringslogica Odigos Interact – taken/notificaties Odigos Focus – goedkeuringsscherm

Stap 4: Offerte naar klant en follow-up

De klant ontvangt de offerte via e-mail of een webportaal. Odigos regelt automatische opvolging, reminders en verwerking van reacties.

Offerte wordt verstuurd met begeleidende tekst (eventueel AI-gegenereerd).
Odigos logt het verzendtijdstip en zet follow-up taken klaar.
Bij acceptatie door klant wordt de offerte automatisch gemarkeerd als ‘gewonnen’.
Bij vragen of opmerkingen komt dit direct terug bij de salespersoon.
Herinneringen en opvolgacties verlopen automatisch volgens ingestelde termijnen.

Techniek: Odigos Focus – klantportaal/offertepagina Odigos Interact – opvolgtaken Odigos Orchestra – verzendlogica

Stap 5: Na acceptatie – automatische overdracht

Zodra de klant akkoord gaat, zet Odigos alle interne processen in gang: van projectstart tot facturatie.

Project wordt automatisch aangemaakt in projectmanagement- of ERP-systeem.
Orders voor fysieke producten worden klaargezet in het ERP.
Conceptfacturen (zoals aanbetalingen) worden automatisch gegenereerd.
CRM en klantstatus worden geüpdatet, opvolgtaken ingepland.
Operations, finance en support worden direct ingeschakeld.

Techniek: Odigos Orchestra – opvolgworkflows Odigos Interact – taken aanmaken Integraties met CRM/ERP/finance

Wat levert dit op voor jouw salesteam?

Een geautomatiseerd offerte- en verkoopproces betekent voor het salesteam vooral: minder gedoe en meer grip. In plaats van tijd verliezen aan offertes samenstellen, goedkeuring najagen of opvolging vergeten, kunnen verkopers zich richten op waar ze goed in zijn: klanten helpen en deals sluiten.

Dankzij Odigos hebben sales en management continu realtime inzicht in de hele pipeline. Zo weet je precies waar elke lead zit en welke acties nodig zijn om verder te komen.

Altijd up-to-date pipeline-inzicht: Je ziet live hoeveel offertes in welke fase staan en wat de potentiële omzet is.
Makkelijker sturen op conversie: Analyseer welke offertes je wint of verliest – en waarom.
Betere samenwerking met operations en finance: Grote deals in de pijplijn? Operations krijgt op tijd een seintje.
Ingebouwde controle zonder vertraging: Offertes boven een drempel worden automatisch ter goedkeuring voorgelegd, zonder dat het proces stagneert.
Automatische rapportages: Geen losse lijstjes of nattevinger-werk meer – je haalt kant-en-klare inzichten uit het systeem.
Actie op het juiste moment: Bij offertes zonder reactie krijg je automatisch een seintje. Zo laat je geen enkele kans liggen.

Kortom: minder ad-hoc, meer overzicht en een verkoopproces dat echt samenwerkt met de rest van je organisatie.

Wat levert het je concreet op?

Een geautomatiseerd offerte- en verkoopproces levert je organisatie directe én structurele voordelen op. Sneller werken, meer winnen, minder fouten — het telt allemaal op.

Snellere offerte turnaround

Offertes die eerst dagen kostten, kunnen nu binnen 24 uur bij de klant liggen. Daarmee vergroot je je winkans aanzienlijk. Wie als eerste met een goed voorstel komt, heeft vaak de deal.

Hogere conversie

Dankzij snelle opvolging en heldere, goed opgebouwde offertes stijgt de slagingskans. Zelfs een stijging van 30% naar 40% conversie kan tonnen extra omzet opleveren.

Minder salesuren per offerte

Offertesamenstelling, goedkeuring en opvolging kosten samen veel minder tijd. Per offerte bespaar je al gauw 2-3 uur. Dat is tijd die je kunt besteden aan meer gesprekken en meer omzet.

Snellere start na deal

Zodra de klant tekent, wordt het interne proces direct gestart. Geen vergeten orders, geen gemiste omzet. Finance en operations zijn automatisch aangesloten.

Minder fouten

Offertes worden opgebouwd met actuele data, sjablonen en ingebouwde checks. Geen verkeerde prijzen, geen onuitvoerbare beloftes meer — wel een professionele indruk en rust in de uitvoering.

Lagere softwarekosten

Eén slim platform in plaats van losse tools voor offertes, e-signing, opvolging en handovers. Dat scheelt licenties, tijd én integratiegedoe.

Meer dan tijd en geld

Naast de meetbare winst levert deze automatisering structurele voordelen op in klantbeleving en samenwerking.

Betere klantervaring

Snelle, duidelijke en professionele offertes maken een sterke eerste indruk. Dat vergroot de kans op een deal, zelfs als je niet de goedkoopste bent.

Voorsprong op de concurrent

Jij stuurt al een aanbod terwijl anderen nog verzamelen, rekenen of op goedkeuring wachten. Automatisering geeft je tempo én kwaliteit.

Meer tijd voor de klant

Sales kan zich weer richten op het échte gesprek. Minder knippen en plakken, meer aandacht voor de klant en zijn vraag. Dat maakt verkopen leuker én effectiever.

Naadloze samenwerking

Geen misverstanden tussen sales, finance of operations. Alles wat is afgesproken, wordt automatisch doorgegeven. Minder fouten, minder frustratie.

Schaalbaar groeien

Nieuwe verkopers zijn sneller ingewerkt en het proces is direct werkbaar voor meer volume — zonder dat je je backoffice hoeft te verdubbelen.

Betere sturing op data

De inzichten uit het verkoopproces helpen je marketing en strategie: je ziet wat werkt, wat niet, en waar kansen liggen om te verbeteren.

Kortom: dit is geen hulpmiddel voor één team, maar een motor die je hele commerciële proces versnelt en versterkt.

Klaar om je verkoopproces te versnellen?

Laat offertes sneller de deur uitgaan, verhoog je conversie en geef je salesteam weer ruimte om écht te verkopen. In een gratis adviesgesprek laten we je zien wat er mogelijk is voor jouw organisatie. Geen verplichtingen, geen verkooppraatje — gewoon een helder adviesgesprek over waar jij nu staat en wat er mogelijk is.

Gratis adviesgesprek