Automatische factuurgeneratie bij verkoop: stel, de verkoopafdeling rondt een deal of opdracht af die gefactureerd moet worden. In de nieuwe situatie hoeft de finance-medewerker niet langer handmatig een factuur op te stellen. In plaats daarvan:

• Trigger vanuit verkoop/project: Zodra een verkoop in het CRM op “gewonnen” wordt gezet of een projectstatus “gereed voor facturatie” bereikt (afhankelijk van hoe jouw bedrijf werkt), triggert dit het proces.
• het systeem verzamelt automatisch de benodigde gegevens: klantinformatie (uit CRM), prijs en eventuele specificaties (uit het CRM of projectmanagementsysteem), en vult een factuursjabloon in.
• Financiële administratie / controller – ontvangt een taak om de gegenereerde factuur te controleren en vrij te geven (zeker bij hogere bedragen wenselijk). Is het een routinematige factuur, dan kan deze stap zelfs automatisch worden overgeslagen voor snelheid.
• De factuur wordt direct aangemaakt in het boekhoudpakket (bijv. Exact Online) via de API, zodat deze in de financiële administratie staat. Tegelijk kan een PDF gegenereerd worden voor de klant.

Techniek: Odigos Orchestra – start workflow Odigos Focus – vult factuursjabloon Odigos Interact – taak naar finance API-koppeling met boekhoudpakket.

Inkomende facturen van leveranciers worden veelal per e-mail ontvangen (als PDF). In het geautomatiseerde proces gaat dit als volgt:

• De leverancier mailt de factuur naar een centraal mailadres (bijv. facturen@bedrijf.nl). De PDF van de factuur wordt automatisch uitgelezen (OCR) of in ieder geval gekoppeld aan een formulier.
• Hier start de workflow “Inkoopfactuur verwerken”. Er wordt een taak aangemaakt voor de crediteurenadministratie om de factuur te controleren. In een speciaal scherm ziet de medewerker de herkende factuurgegevens (bedrag, leverancier, datum) en kan deze aanvullen of corrigeren indien nodig. Met één klik stuurt de medewerker de factuur door in het systeem voor goedkeuring.
• Het systeem bepaalt aan de hand van ingestelde regels wie moet fiatteren. Bijvoorbeeld: facturen tot € 1.000 kunnen direct door de controller worden goedgekeurd, daarboven moet ook de algemeen directeur of budgethouder tekenen. Deze regels configureren we éénmalig in de workflow.
• De aangewezen manager/budgethouder krijgt automatisch een melding of e-mail met de vraag de factuur te accorderen. De manager klikt op een link, ziet een webpagina met de factuurgegevens en kan op “Akkoord” of “Afkeuren” klikken, eventueel met commentaar. Dit werkt ook prima op mobiel – zodat managers niet hoeven te wachten tot ze achter de laptop zitten om dit te doen.
• Zodra de benodigde personen hun digitale akkoord gegeven hebben, gaat de taak terug naar de financieel medewerker met status “goedgekeurd”.
• Odigos kan nu de factuur automatisch boeken in het boekhoudpakket (de financiële mutatie wordt gemaakt, klaar voor betaling) inclusief de digitale fiatteursinformatie (zodat later altijd te zien is wie en wanneer heeft goedgekeurd).
• Odigos kan nu de factuur automatisch boeken in het boekhoudpakket (de financiële mutatie wordt gemaakt, klaar voor betaling) inclusief de digitale fiatteursinformatie (zodat later altijd te zien is wie en wanneer heeft goedgekeurd).

Naast boekhoudpakket integratie, kan er ook een koppeling zijn met een purchase-order systeem als dat er is. Als bijvoorbeeld de factuur refereert aan een inkooporder, kan Odigos dat checken (vergelijking orderbedrag en factuurbedrag) alvorens het ter goedkeuring aan te bieden, voor extra controle.

Techniek: Odigos Orchestra – routering en goedkeuringslogica Odigos Interact – taken en meldingen Odigos Focus – webpagina API-koppeling met boekhoudpakket, purchase-ordersysteem

Werknemers die onkosten declareren hoeven niet meer met bonnetjes langs te komen of Excel in te vullen. In plaats daarvan:

• Ze gebruiken een simpel declaratieformulier op hun pc of telefoon. Hier voegen ze regels toe: datum, omschrijving, bedrag, en kunnen een foto of scan van de bon uploaden. Dit formulier kan altijd toegankelijk zijn via het intranet of een specifieke link.
• Na indienen, wordt de declaratie automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring. Vaak is dat de leidinggevende van de werknemer of de projectleider waaronder de kosten vallen.
• Die leidinggevende krijgt weer een taak + e-mail om de declaratie te beoordelen. Deze ziet meteen alle ingediende bonnen en totalen. Met één klik wordt goedkeuring gegeven.
• De administratie krijgt vervolgens een bevestiging en het systeem boekt de declaratie als kosten in het financiële systeem en zet deze klaar voor betaling aan de medewerker (of klaar om bij het salaris te vergoeden).
• De medewerker ontvangt automatisch bericht dat zijn declaratie is goedgekeurd en wanneer hij de vergoeding kan verwachten.

Techniek: Odigos Focus – declaratieformulier Odigos Orchestra – workflow en routering Odigos Interact – taak voor goedkeuring API-koppeling met boekhoudpakket, optioneel HR-koppeling voor salarisverrekening

Nu zowel verkoop- als inkoopfacturen en declaraties efficiënt door het systeem gaan, is de laatste stap het monitoren van betalingen en eventueel sturen van herinneringen:

• Verkoopfacturen die in het boekhoudpakket zijn gezet, kunnen ook door Odigos gemonitord worden. Via een koppeling ziet Odigos of een factuur na X dagen nog openstaat (onbetaald). Automatisch kan het systeem dan een vriendelijke betalingsherinnering per e-mail uitsturen naar de klant, met de factuur nogmaals bijgevoegd en het verzoek tot betaling. Dit gebeurt zonder dat iemand eraan hoeft te denken. Uiteraard worden er regels ingesteld om te voorkomen dat onterecht gemaild wordt (bijv. niet als de klant al een betalingsregeling heeft, deze uitzonderingen kunnen medewerkers in het systeem aangeven).
• Voor inkoopfacturen kan Odigos een betaaladvies opstellen. Bijvoorbeeld wekelijks krijgt de controller een overzicht van te betalen facturen (alle goedgekeurde facturen die binnen de betalingstermijn vallen). Dit kan als lijst of als automatische rapportage-mail. Zo hoef je niet te zoeken in het boekhoudpakket; je krijgt de info aangereikt.
• In combinatie met bankkoppelingen (als beschikbaar via het boekhoudpakket of een aparte integratie) zou Odigos zelfs kunnen detecteren wanneer een betaling binnenkomt en dan de status van de verkoopfactuur op “Betaald” zetten, waardoor herinneringen stoppen.

Techniek: Odigos Orchestra – herinneringslogica Odigos StatusQuo – overzicht Odigos Interact – taak voor goedkeuring API-koppeling met boekhoudpakket, optioneel bankkoppeling – automatische updates