Voorbeeld cases: factuur- en declaratieafhandeling
Facturen versturen, inkoopkosten goedkeuren en declaraties verwerken: het lijkt een kwestie van goed bijhouden. Maar in de praktijk is het vaak omslachtig, foutgevoelig en tijdrovend.
Veel organisaties lopen hier dagelijks tegenaan. Veel tools lossen maar een klein deel van het probleem op.
Op deze pagina laten we zien hoe je het hele proces, van facturatie tot betaling, volledig automatiseert. Minder gedoe, meer grip en direct resultaat op je cashflow en administratie.
Uitdagingen bij factuur- en declaratieafhandeling
Het proces kost veel tijd en energie
- Trage goedkeuringen: Managers geven akkoord via e-mail of papier. Mails raken kwijt, er is onduidelijkheid wie moet tekenen en alles duurt onnodig lang.
- Declaraties in Excel of op papier: Werknemers dienen declaraties in via losse overzichten of bonnen. De verwerking is traag en het overzicht ontbreekt.
- Geen real-time inzicht: Financieel verantwoordelijken missen actuele cijfers. Er is geen goed beeld van openstaande posten of verwachte binnenkomsten.
- Fouten en dubbel werk: Invoerfouten, dubbele registraties en vergeten documenten komen regelmatig voor. Alles kost extra tijd en controle.
Pogingen om het op te lossen werken óók niet lekker
- Boekhoudpakketten zijn beperkt: Tools als Exact, AFAS of Visma kunnen goed boekhouden, maar automatiseren niet zelf goedkeuringsflows of koppelingen tussen systemen.
- Declaratie-apps werken losstaand: Stand-alone tools lossen een klein deel op, maar vragen alsnog handmatig werk en sluiten niet goed aan op het geheel.
- Office-tools vereisen maatwerk: Tools zoals Power Automate kunnen workflows bouwen, maar zijn complex en foutgevoelig zonder IT-kennis in huis.
- Huidige praktijk blijft hangen: Veel bedrijven blijven werken met e-mail, PDF’s en Excel. Niet omdat ze willen, maar omdat echte integratie ontbreekt.
Hoe lossen we dat op?
We automatiseren het volledige financiële proces, van verkoopfacturen tot declaraties en betaalherinneringen. Eén gestroomlijnde flow die past bij jouw organisatie.
We zorgen dat facturen automatisch worden gegenereerd, goedkeuringen soepel verlopen en betalingen inzichtelijk zijn. Jij houdt de controle, terwijl het systeem het werk doet.
Hieronder zie je stap voor stap hoe dat eruitziet in de praktijk.
