Facturen, goedkeuringen en declaraties zonder handmatig gedoe

Facturen versturen, inkoopkosten goedkeuren en declaraties verwerken: het lijkt een kwestie van goed bijhouden. Maar in de praktijk is het vaak omslachtig, foutgevoelig en tijdrovend.

Veel organisaties lopen hier dagelijks tegenaan. Veel tools lossen maar een klein deel van het probleem op.

Op deze pagina laten we zien hoe je het hele proces, van facturatie tot betaling, volledig automatiseert. Minder gedoe, meer grip en direct resultaat op je cashflow en administratie.

Uitdagingen bij factuur- en declaratieafhandeling

Het proces kost veel tijd en energie

Trage goedkeuringen: Managers geven akkoord via e-mail of papier. Mails raken kwijt, er is onduidelijkheid wie moet tekenen en alles duurt onnodig lang.
Declaraties in Excel of op papier: Werknemers dienen declaraties in via losse overzichten of bonnen. De verwerking is traag en het overzicht ontbreekt.
Geen real-time inzicht: Financieel verantwoordelijken missen actuele cijfers. Er is geen goed beeld van openstaande posten of verwachte binnenkomsten.
Fouten en dubbel werk: Invoerfouten, dubbele registraties en vergeten documenten komen regelmatig voor. Alles kost extra tijd en controle.

Pogingen om het op te lossen werken óók niet lekker

Boekhoudpakketten zijn beperkt: Tools als Exact, AFAS of Visma kunnen goed boekhouden, maar automatiseren niet zelf goedkeuringsflows of koppelingen tussen systemen.
Declaratie-apps werken losstaand: Stand-alone tools lossen een klein deel op, maar vragen alsnog handmatig werk en sluiten niet goed aan op het geheel.
Office-tools vereisen maatwerk: Tools zoals Power Automate kunnen workflows bouwen, maar zijn complex en foutgevoelig zonder IT-kennis in huis.
Huidige praktijk blijft hangen: Veel bedrijven blijven werken met e-mail, PDF’s en Excel. Niet omdat ze willen, maar omdat echte integratie ontbreekt.

Hoe lossen we dat op?

Met Odigos automatiseren we het volledige financiële proces: van verkoopfacturen tot declaraties en betaalherinneringen. Eén gestroomlijnde flow die past bij jouw organisatie.

Facturen worden automatisch gegenereerd, goedkeuringen verlopen via een heldere flow en betalingen zijn altijd inzichtelijk. Jij houdt de controle, terwijl het systeem het werk doet.

Stap 1 : Verkoopfacturen automatisch gegenereerd en verstuurd

Zodra een project, bestelling of dienst gereed is, gaat de factuur vanzelf de deur uit:

Factuurgegevens worden automatisch opgehaald uit het CRM, projectsoftware of de boekhouding.
De factuur wordt gegenereerd op basis van de juiste template, inclusief BTW-berekening en referentienummer.
Verzending naar de klant gebeurt automatisch, via e-mail of een klantportaal.
De boekhoudkoppeling (bijv. Exact Online of AFAS) wordt direct bijgewerkt.

Stap 2 : Inkoopfacturen automatisch verwerkt

Binnenkomende facturen van leveranciers hoef je niet meer handmatig in te boeken:

Facturen binnengekomen via e-mail worden herkend en uitgelezen.
Gegevens (leverancier, bedrag, vervaldatum) worden automatisch ingevuld in de boekhouding.
De factuur wordt gekoppeld aan de juiste kostenplaats of order.
Dubbele facturen worden gesignaleerd voordat ze worden ingeboekt.

Stap 3 : Goedkeuringen verlopen via een heldere flow

Geen mails meer die verdwijnen of akkoorden die onduidelijk zijn:

De juiste persoon krijgt automatisch een taak: "Keur factuur goed" met alle informatie direct beschikbaar.
Goedkeuring of afwijzing is met één klik geregeld, inclusief een toelichting als dat nodig is.
Bij overschrijding van een bedragsgrens gaat de factuur automatisch naar een hoger niveau ter goedkeuring.
Zodra de goedkeuring binnen is, wordt de betaling klaargezet of de boekhoudkoppeling bijgewerkt.

Stap 4 : Declaraties digitaal ingediend en direct verwerkt

Medewerkers dienen declaraties in via een slim formulier, zonder Excel of papieren bonnen:

Bon uploaden via mobiel of desktop, gekoppeld aan de juiste kostensoort.
De manager krijgt automatisch een goedkeuringsverzoek met alle details.
Na goedkeuring wordt de declaratie direct verwerkt in de boekhouding en klaargezet voor uitbetaling.
De medewerker ontvangt automatisch een bevestiging wanneer de uitbetaling is verwerkt.

Stap 5 : Betaalherinneringen gaan automatisch

Openstaande facturen worden opgevolgd zonder dat iemand er handmatig naar hoeft te kijken:

Vijf dagen voor de vervaldatum ontvangt de klant automatisch een vriendelijke herinnering.
Wordt er niet betaald? Dan volgt een tweede aanmaning, afgestemd op jouw communicatiestijl.
De financieel verantwoordelijke krijgt automatisch een signalering van structureel late betalers.

Optioneel : realtime financieel overzicht

Dit onderdeel is niet voor elke implementatie vereist, maar sterk aan te raden als je meer grip wilt op je cashflow en openstaande posten.

Een dashboard toont openstaande facturen, verwachte inkomsten en declaraties in behandeling.
Koppelbaar met Power BI, Tableau of je eigen BI-omgeving voor diepere analyses.
Alle data wordt automatisch vastgelegd en is eenvoudig te exporteren voor rapportages of audits.

Wat levert dit op?

Automatiseren klinkt mooi, maar wat betekent het in de praktijk? Je bespaart tijd, voorkomt fouten en hebt eindelijk grip op je cashflow en administratie.

Tijdwinst op goedkeuringen

Goedkeuringen die voorheen via e-mail dagen duurden, zijn nu in minuten afgehandeld. Geen zoekwerk meer, geen onduidelijkheid over wie moet tekenen.

Minder fouten in de boekhouding

Factuurgegevens worden rechtstreeks uit de bron overgenomen. Overtypen is verleden tijd, en daarmee ook de meeste invoerfouten, dubbele registraties en vergeten documenten.

Snellere betaaltermijnen

Automatische herinneringen halen meer facturen op tijd binnen. Bij vergelijkbare implementaties dalen de gemiddelde dagen uitstaand met een kwart tot de helft.

Altijd compliant

Elke goedkeuring, elke declaratie en elke factuur wordt gelogd. Je kunt bij een audit of boekenonderzoek met één klik aantonen dat alles correct is verlopen.

Klaar met facturen, goedkeuringen en declaraties die te lang liggen?

Laat ons met je meekijken hoe jouw financiële proces slimmer en sneller kan. Geen verplichtingen, geen verkooppraatje. Gewoon een helder gesprek over waar jij nu staat en wat er mogelijk is.

Gratis adviesgesprek Of plan een live bouwsessie